GPSR w sklepie internetowym: praktyczna checklista

GPSR w sklepie internetowym oznacza, że klient jeszcze przed zakupem powinien zobaczyć na karcie produktu dane potrzebne do identyfikacji towaru i podmiotów odpowiadających za jego bezpieczeństwo. W praktyce musisz uzupełnić dane producenta, identyfikator produktu, ostrzeżenia, a przy producencie spoza Unii Europejskiej także osobę odpowiedzialną w UE. Sam wpis w regulaminie nie zastępuje informacji przy konkretnej ofercie. Poniżej znajdziesz zakres przepisów i plan uporządkowania katalogu bez prawniczego żargonu.

GPSR w sklepie internetowym: co dokładnie się zmieniło

Rozporządzenie (UE) 2023/988 w sprawie ogólnego bezpieczeństwa produktów jest stosowane od 13 grudnia 2024 roku. Obejmuje produkty konsumenckie oferowane stacjonarnie i na odległość, także towary używane, naprawione lub odnowione. Wyłączone są między innymi żywność, leki, żywe rośliny i zwierzęta oraz antyki. Gdy dla danej kategorii istnieją szczegółowe unijne przepisy bezpieczeństwa, GPSR uzupełnia je w obszarach, których tamte regulacje nie regulują.

Najważniejsza zasada brzmi prosto: na rynek wolno wprowadzać i udostępniać wyłącznie produkty bezpieczne. Rozporządzenie rozdziela obowiązki producenta, importera i dystrybutora. Sklep sprzedający towar innej firmy zwykle jest dystrybutorem, ale może zostać producentem w rozumieniu GPSR, jeśli oferuje produkt pod własną nazwą lub marką albo istotnie go modyfikuje. Importując produkt spoza UE i wprowadzając go tu po raz pierwszy, sklep pełni rolę importera.

Warto więc zacząć od przypisania roli do każdego modelu sprzedaży. Podobnej kontroli wymaga sprzedaż za granicą przez internet, ponieważ język ostrzeżeń i zakres obowiązków zależą również od rynku, do którego kierujesz ofertę.

Jakie informacje muszą znaleźć się na karcie produktu

Artykuł 19 rozporządzenia GPSR w EUR-Lex wskazuje cztery grupy danych, które oferta internetowa ma prezentować jasno i widocznie:

1. nazwę, zarejestrowaną nazwę handlową lub znak towarowy producenta oraz jego adres pocztowy i elektroniczny;
2. nazwę oraz adres pocztowy i elektroniczny osoby odpowiedzialnej w UE, jeśli producent nie ma siedziby w Unii;
3. informacje identyfikujące produkt, w tym jego zdjęcie, rodzaj oraz inne identyfikatory, na przykład model, numer partii lub numer seryjny, jeśli ma zastosowanie;
4. wymagane ostrzeżenia i informacje o bezpieczeństwie w języku łatwo zrozumiałym dla konsumenta na rynku docelowym.

Dane powinny być częścią konkretnej oferty. Umieszczenie ogólnej tabeli producentów w regulaminie utrudnia powiązanie informacji z produktem i nie realizuje wymogu jasnej, widocznej prezentacji. Dobrym rozwiązaniem jest stała sekcja „Producent i bezpieczeństwo” na każdej karcie, z polami zasilanymi z katalogu produktów.

Nie ograniczaj sekcji do samego numeru GTIN. Identyfikator pomaga rozpoznać wariant, lecz nie zastępuje danych producenta ani ostrzeżeń. Z kolei znak CE dotyczy tylko kategorii objętych przepisami wymagającymi takiego oznaczenia. Nie dodawaj go automatycznie do wszystkich ofert.

Skąd wziąć dane i jak sprawdzić dostawcę

Poproś dostawcę o komplet danych dla każdego produktu i wariantu: producenta, osobę odpowiedzialną, identyfikatory, zdjęcie etykiety oraz instrukcje i ostrzeżenia. Porównaj otrzymane informacje z produktem, opakowaniem i dokumentem dołączonym do przesyłki. Dystrybutor powinien przed udostępnieniem towaru sprawdzić, czy wymagane oznaczenia i informacje są obecne.

Przy marce własnej zakres pracy jest większy. Producent ma przeprowadzić wewnętrzną analizę ryzyka, sporządzić dokumentację techniczną i przechowywać ją przez 10 lat od wprowadzenia produktu do obrotu. Materiały z webinaru PARP o GPSR wyjaśniają role w łańcuchu dostaw, wymagania dla ofert internetowych i praktyczne przypadki dotyczące produktów magazynowych.

Zapisz źródło każdej informacji w katalogu. Przy aktualizacji oferty będziesz wiedzieć, czy dane pochodzą od producenta, importera czy hurtowni. To szczególnie ważne, gdy jeden produkt trafia do sklepu od kilku dostawców albo występuje w wielu wariantach.

Jak wdrożyć GPSR bez psucia karty produktu

Zacznij od eksportu katalogu do arkusza. Dodaj kolumny na rolę sklepu, dane producenta, osobę odpowiedzialną, identyfikator, ostrzeżenia, język i źródło danych. Następnie oznacz rekordy z pustymi polami oraz produkty pochodzące spoza UE. Dzięki temu najpierw poprawisz oferty o najwyższym ryzyku braków.

W systemie sklepowym utwórz osobne, ustrukturyzowane pola zamiast jednego długiego opisu. Wybierając lub rozbudowując platformę e-commerce, sprawdź, czy pola można przypisać do wariantu, pokazać przed zakupem oraz przekazać do używanych kanałów sprzedaży. Ostrzeżenie dotyczące małej części nie powinno przypadkiem pojawiać się przy innym wariancie zestawu.

Sekcja bezpieczeństwa musi być czytelna na telefonie i dostępna z klawiatury. Akordeon może uporządkować dłuższą treść, o ile ma jednoznaczną etykietę, da się go otworzyć bez myszy i nie ukrywa danych przed osobą korzystającą z czytnika ekranu. Zasady projektowania takiego elementu łączą się z dostępnością sklepu internetowego.

Na koniec sprawdź ofertę jak klient: otwórz kartę bez logowania, wybierz wariant i znajdź producenta, osobę odpowiedzialną oraz ostrzeżenia. Powtórz test na urządzeniu mobilnym. Widoczność dopiero w wiadomości po zakupie jest spóźniona, bo wymagane informacje mają być dostępne w ofercie.

Checklista kontroli i procedura na przyszłość

Przed uznaniem produktu za gotowy odpowiedz na siedem pytań:

• Czy znasz swoją rolę: dystrybutora, importera lub producenta?
• Czy karta pokazuje pełne dane producenta?
• Czy przy producencie spoza UE widnieje osoba odpowiedzialna w Unii?
• Czy zdjęcie i identyfikator jednoznacznie wskazują właściwy wariant?
• Czy ostrzeżenia odpowiadają informacjom na produkcie lub opakowaniu?
• Czy treść jest zrozumiała po polsku i na każdym innym rynku sprzedaży?
• Czy dane w sklepie zgadzają się z dokumentami dostawcy?

Dodaj tę kontrolę do procesu przyjmowania nowego asortymentu. Osoba wprowadzająca produkt zbiera dane, druga osoba porównuje kartę z etykietą, a właściciel katalogu zapisuje datę i źródło weryfikacji. Przy zmianie dostawcy lub wariantu proces rusza ponownie.

GPSR obejmuje również działania po sprzedaży. Jeśli produkt okaże się niebezpieczny, podmiot gospodarczy powinien podjąć działania naprawcze i przekazać informacje właściwym uczestnikom łańcucha. W przypadku odzyskania produktu od konsumentów rozporządzenie przewiduje co najmniej dwa z trzech rozwiązań: naprawę, wymianę albo odpowiedni zwrot pieniędzy, poza określonymi wyjątkami. Procedurę bezpieczeństwa warto więc połączyć z istniejącą obsługą zwrotów i reklamacji w sklepie, zachowując osobne przyczyny i ścieżki eskalacji.